Vai substituir alguém em um cargo ou função. E agora?

Antes de assumir a substituição de um cargo de direção ou função gratificada, é importante verificar se a situação está formalmente regularizada, a fim de evitar inconsistências administrativas e garantir a validade dos atos praticados.

Preciso de portaria de designação?

Na maioria dos casos, sim. A portaria de designação é o ato administrativo que legitima a atuação do substituto eventual ou substituto por período determinado.

Na UFVJM, em regra, ficam dispensadas de portaria de designação apenas as substituições exercidas na condição de decano, desde que haja previsão expressa em regimento ou outro normativo específico.

Quais são as formas de substituição?

Eventual: Pessoa formalmente designada para substituir o titular sempre que houver impedimentos legais ou temporários, de forma contínua.

Substituto: Pessoa formalmente designada para atuar em período específico de ausência, previamente definido.

Quem indica o substituto e quem providencia a designação?

A indicação, normalmente, é feita pelo titular do cargo, em articulação com a chefia imediata.

Contudo, a designação é ato de competência do Reitor, formalizada por meio de portaria. Assim, cabe à unidade interessada instruir o processo e encaminhar o pedido para apreciação da Reitoria.

Importante: Ao servidor indicado para a substituição compete apenas o preenchimento dos documentos de sua responsabilidade e o fornecimento das informações e comprovações necessárias à sua habilitação para o cargo.

Quais documentos são necessários?

De forma geral:

• Ofício ou documento equivalente com a indicação do eventual ou do substituto;
• Formulário de Postulante a Cargo de Confiança e Declaração de Inexistência de Nepotismo;
• Currículo (Lattes ou SouGov.br);
• Documentos comprobatórios dos requisitos exigidos para a função.

Quando a designação deve ser solicitada?

Eventual: Recomenda-se que a indicação e a designação ocorram já no momento da designação do titular, considerando que nem todas as ausências são previsíveis.

Substituto: Por atuar em determinado período, deve ser designado antes do início da atuação.

Ainda não foi publicada a portaria. Posso começar a atuar?

Não. Sem portaria, não há legitimidade para o exercício da função, ainda que a substituição seja de conhecimento da unidade.

Vou receber pagamento em todas as hipóteses de afastamento do titular?

Não. O pagamento pela substituição somente é devido nas hipóteses de afastamento previstas em lei e desde que exista portaria válida de designação, produzindo efeitos apenas a partir de sua vigência, sem possibilidade de retroatividade.

Atuei sem portaria. É possível regularizar depois?

Não. A portaria não pode produzir efeitos retroativos. Seus efeitos iniciam-se na data de publicação ou em data futura expressamente indicada.

O titular comunicou à chefia quem iria substituí-lo. Isso é suficiente?

Não. Comunicações internas não substituem o ato formal de designação, que é indispensável para legitimar a atuação.

A portaria de designação deve indicar a data de início da atuação?

Sim, esse é o cenário ideal, especialmente nos afastamentos programados.

Contudo, em algumas situações, quando a instrução do pedido exigir ajustes, a portaria produzirá efeitos a partir da data de sua publicação ou de data futura expressamente indicada, não sendo admitida a fixação de efeitos retroativos.

Como solicitar o pagamento de substituição?

A solicitação de pagamento de substituição deverá ser feita via SouGov.br após o final do afastamento do titular.