Fichar processos

O que é?

É a formação de Processos; é um ato restrito aos servidores designados pela direção para esta função (protocolista) e inclui a abertura de um novo número de processo que será gerado pelo Sistema de Protocolo da Instituição, neste caso o Sistema Integrado de Gestão Acadêmica. - SIGA.
Tem como objetivo proceder a abertura e montagem de processos, bem como registrar, controlar e prestar informações ao público em geral da tramitação destes. A montagem do processo deve ser composta de capa, gerada pelo sistema, pedido de abertura, documento que o componha e folha de informação ou despacho.

Quem pode utilizar este serviço?

Administração, servidores e comunidade universitária.

Etapas para a realização deste serviço

1 Preencher a Papeleta.

1. Caso não tenha o modelo solicitar à Seção de Protocolo através do e-mail protocolo@ufvjm.edu.br.
2. O solicitante deverá preencher a “Papeleta” discriminando o conteúdo do processo, seção, destino e objeto ( devidamente assinada).
3. Encaminhar a Seção de Protocolo.

Documentos A “Papeleta” devidamente preenchida e assinada, acompanhada de seus anexos quando for o caso.

Custos Este serviço é gratuito ao usuário.

Canal de prestação do serviço Presencial no Campus JK: Seção de Protocolo, das 09h às 12h e das 14h às 17h localizada no Prédio da Reitoria.
Web: E-mail protocolo@ufvjm.edu.br

Tempo de duração da etapa Atendimento imediato.

2 Obter resultado do atendimento.

Após a montagem do processo na capa devidamente numerado, assinado e rubricado pelo protocolista o mesmo é registrado no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica - SIGA e encaminhado ao setor indicado na Papeleta.
Os servidores do setor cadastrados no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica – SIGA – poderão fazer o trâmite necessário ao andamento do Processo.

Documentos Não há necessidade de documento do solicitante.

Custos Este serviço é gratuito ao usuário.

Canal de prestação do serviço Presencial :
No Campus JK um funcionário do Protocolo entregará o Processo no setor indicado na Papeleta.
Nos demais campi da universidade serão enviados via Correios/Malote e entregues pelo responsável pelo recebimento das correspondências ao setor indicado na Papeleta.

Tempo de duração da etapa 02 dias úteis.

Outras informações

Quanto tempo leva?

No campus JK no segundo dia útil após o recebimento da Papeleta. Nos demais Campi um dia útil após o recebimento do Malote com o(s) Processo(s).

Validade do Documento?

Sem validade determinada.

A quem se destina?

Professores, Técnicos Administrativos

Legislações

PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015(*) : Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Responsável pelo atendimento

Seção de Protocolo e atende ao Decreto nº 9.904, de 17 de julho de 2017.

Forma de comunicação com o prestador do serviço

1. Telefone: (38) 3532 – 1271 – Ramais 8059 e 8069.
2. Web.: protocolo@ufvjm.edu.br

Tratamento a ser dispensado ao usuário no atendimento

O usuário deverá receber, conforme os princípios expressos na lei nº 13.460/17, um atendimento pautado nas seguintes diretrizes: Urbanidade, Respeito, Acessibilidade, Cortesia, Presunção da boa-fé do usuário, Igualdade, Eficiência, Segurança e Ética.

Informações sobre as condições de acessibilidade, sinalização, limpeza e conforto dos locais de atendimento

O usuário do serviço público, conforme estabelecido pela lei nº13.460/17, tem direito a atendimento presencial, quando necessário, em instalações salubres, seguras, sinalizadas, acessíveis e adequadas ao serviço e ao atendimento.

Informação sobre quem tem direito a tratamento prioritário

Tem direito a atendimento prioritário as pessoas com deficiência, os idosos com idade igual ou superior a 60 anos, as gestantes, as lactantes, as pessoas com crianças de colo e os obesos, conforme estabelecido pela lei 10.048, de 8 de novembro de 2000​.