Cadastro de usuários externos

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Cadastro de usuários externos

O acesso como Usuário Externo é destinado às pessoas físicas ou jurídicas que participem de atividades administrativas junto à UFVJM, assinem contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos semelhantes.

A realização do cadastro como Usuário Externo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (login/senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido do sistema e das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração civil, penal e administrativa e acompanhamento do processo de seu interesse.

A unidade gestora do processo deverá solicitar e acompanhar o cadastro do usuário externo e orientar a pessoa física ou jurídica na realização dos procedimentos a seguir:

1º  A pessoa a ser cadastrada como Usuário Externo, deverá preencher o formulário Cadastro de Usuário Externo disponível neste link, informando os seus dados cadastrais e os dados de autenticação.

Captura de tela demonstrativa do sistema SEI

2º  Posteriormente, apresente na unidade gestora do processo a seguinte documentação:

a) O Termo de Responsabilidade: Usuário Externo do SEI-UFVJM, assinado conforme orientações contidas no item 3º;

b) Cópias de RG e CPF, ou de outro documento de identificação oficial com foto, no qual conste o CPF (dispensada a autenticação nos termos do art. 9º do Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017).

3º A documentação requerida, apresentada no item 2º (Termo de Responsabilidade e cópias de RG e CPF), deve ser entregue à unidade gestora do processo de uma das seguintes formas:

a) Por meio eletrônico, via e-mail, em formato PDF. O Termo de Responsabilidade deve ser assinado apenas de forma eletrônica, utilizando uma das opções abaixo:

I – Certificado Digital ICP-Brasil válido caso possua, ou;

II – Certificado Digital ICP-Edu válido caso possua, ou;

  • Para a comunidade UFVJM a criação do Certificado Digital ICP-Edu poderá ser realizada seguindo instruções do link http://u.ufvjm.edu.br/k6Br2;

III – Utilizar o Portal de Assinatura Eletrônica do Governo Federal (https://assinador.iti.br), e utilizar o serviço que é gratuito. Este serviço não tem vínculo com a UFVJM, então é responsabilidade do usuário a sua utilização.

É importante que se verifique a validade da Assinatura Eletrônica que utiliza Certificado Digital pode ser realizada por meio dos sites https://assina.ufsc.br/verificador/ ou o https://assinador.iti.br/

IV - Caso seja utilizada outra assinatura eletrônica, esta deverá seguir o Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020, de forma a identificar o signatário e deverá possuir mecanismo de validação da assinatura no documento.

Importante: Conforme Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020, para todas as formas de assinatura eletrônica, deve ser possível minimamente a identificação do signatário nos dados da assinatura eletrônica presentes no documento.

Atenção:  

  • É de responsabilidade do usuário externo (pessoa física ou jurídica) a solicitação do endereço de e-mail do destinatário à unidade gestora.

b) Por meio físico, Termo de Responsabilidade preenchido e assinado manualmente, documentação entregue impressa presencialmente em um dos campi da UFVJM, ou enviada pelos Correios à unidade gestora localizada em um dos campi da UFVJM, com reconhecimento de firma em cartório do Termo de Responsabilidade no caso de envio da documentação pelos correios.

Atenção:  

  • É de responsabilidade do usuário externo (pessoa física ou jurídica) a solicitação do endereço do destinatário à unidade gestora, no caso de envio por Correios.
  • Documentação física recebida pelos gestores dos processos deve ser digitalizada, em PDF, nos termos estabelecidos na Portaria UFVJM nº 3.136/2018, e anexá-la à solicitação de liberação de acesso ao usuário externo, via sistema GLPI.

Todos os documentos resultantes do processo de digitalização que forem inseridos no SEI deverão ser submetidos à assinatura eletrônica por meio do uso do certificado digital conforme Portaria UFVJM nº 3.136/2018, e de acordo com os Decretos nº 10.278, de 18/03/2020 e nº 10.543, de 13/11/2020.

  • Os documentos anexados às solicitações de liberação de acesso ao usuário externo, via sistema GLPI, fora dos formatos estabelecidos, serão devolvidos para correção.

4º  Em seguida, a chefia imediata da unidade gestora do processo deverá solicitar, via sistema GLPI, a liberação de acesso ao usuário externo de acordo com os procedimentos a seguir:

Acesse https://glpi.ufvjm.edu.br/ e faça login no sistema, preenchendo o campo "Usuário" com o login da conta institucional e o campo "Senha" com a mesma senha da conta institucional.

Atenção: Caso ainda não tenha realizado o procedimento de validação/criação da sua conta institucional, preencha o formulário disponível neste link.

 Captura de tela demonstrativa da tela de login do sistema GLPI

Na tela inicial, clique no menu Tecnologia da Informação, em seguida no submenu Sistemas Institucionais. Por último, clique no serviço SEI - Solicitações e Suporte.

captura-de-tela-glpi-categorias

Preencha o formulário, completando inicialmente, os seus dados como solicitante: nome, matrícula Siape, e-mail institucional, telefone/ramal, unidade/setor e campus em que possui vínculo.

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Na parte denominada Dados da Solicitação, comece selecionando a opção Liberação do cadastro de usuário externo no item "Tipo de solicitação".

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Em seguida, informe no campo "Descrição" o nome completo e e-mail do(s) usuário(s) externos e o nome da unidade em que ele(s) deve(m) ser vinculado(s) após a finalização do cadastro. Por último, no campo "Anexar arquivo", faça download da(s) cópia(s) digitalizada(s) do(s) Termo de Responsabilidade: Usuário Externo do SEI-UFVJM devidamente preenchido(s) e assinado(s) pelo usuário externo e da(s) documentação(ões) entregue(s).

Atenção: Os termos de responsabilidade originais e a cópia dos documentos de identidade e CPF deverão ser arquivados na unidade gestora do processo.

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Após o recebimento da confirmação do cadastro como usuário externo no SEI, por e-mail e/ou telefone, a pessoa física ou jurídica deverá contatar a unidade gestora do processo para acesso/assinatura dos documentos de seu interesse.

É importante ressaltar que, quando recebido, via sistema GLPI, a solicitação de liberação realizada por outro servidor, que não esteja vinculado a um cargo de chefia, será recusada.