1. O que estabelece a Política Arquivística da UFVJM?

Estabelece diretrizes, princípios e normas para a gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos produzidos e/ou recebidos pela Universidade em decorrência de suas atividades-meio e atividades-fim.

2. A quem se aplica a Política Arquivística da UFVJM?

Aplica-se a todas as unidades administrativas e acadêmicas da UFVJM, abrangendo todos os documentos arquivísticos, independentemente de sua natureza, suporte ou formato, sejam eles analógicos ou digitais.

3. Somente os servidores que trabalham com arquivos precisam cumprir a Política Arquivística?

Não. A observância da legislação e das normas relacionadas à produção, uso, disseminação, armazenamento e guarda dos documentos arquivísticos é responsabilidade de todos os servidores e colaboradores da UFVJM, independentemente do suporte em que os documentos estejam registrados. 

4. O que é gestão de documentos?

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionados à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

5. Quais são as fases dos documentos arquivísticos?

As fases são: corrente, intermediária e permanente. Os documentos correntes são aqueles em uso ou que, mesmo sem movimentação, são consultados com frequência. Os documentos intermediários são aqueles que não possuem uso corrente, mas aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Já os documentos permanentes são aqueles que possuem valor histórico, probatório ou informativo e devem ser definitivamente preservados.

6. Quem é responsável pela organização e preservação dos documentos nas unidades da UFVJM?

As unidades administrativas e acadêmicas são responsáveis e a elas cabe manter os documentos sob sua custódia organizados, preservados e disponíveis para acesso, além de classificá-los, ordená-los, identificá-los e acondicioná-los conforme as orientações técnicas estabelecidas pela Divisão de Arquivo.

7. O que é classificação de documentos e por que ela é importante?

A classificação consiste na organização dos documentos de acordo com o assunto a que se referem, considerando as funções e atividades que deram origem à sua produção. Ela possibilita a organização, a recuperação, a avaliação e a correta destinação dos documentos, devendo ser realizada de acordo com os códigos de classificação adotados pela UFVJM.

8. Os websites e as mídias sociais institucionais também são considerados na Política Arquivística?

Sim. Os websites e os conteúdos publicados nas mídias sociais institucionais da UFVJM deverão ser preservados de acordo com a legislação e os normativos arquivísticos vigentes.

9. As unidades podem eliminar documentos por conta própria?

Não. É vedada às unidades administrativas e acadêmicas a eliminação de documentos públicos sob sua responsabilidade. O processo de eliminação é de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), conforme a legislação vigente.

A Divisão de Arquivo esclarece que a eliminação de documentos públicos sem critérios é crime:

• punível com reclusão de dois a seis anos e multa, conforme dispõe o artigo 305 do Código Penal Brasileiro (Decreto-Lei n° 2.848, de 7 de dezembro de 1940);
• ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social (Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991);
• com pena de reclusão de um a três anos e multa, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar bem, arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial (Lei n° 9.605, de 12 de fevereiro de 1988).

10. O que é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD?

A CPAD é responsável pela análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e mantidos sob a guarda da UFVJM, com o objetivo de definir sua destinação final, observando critérios técnicos e legais. Compete à Comissão, entre outras atribuições, aprovar as listagens de eliminação de documentos e definir quais documentos deverão ser destinados à guarda permanente.

11. O acesso aos documentos da UFVJM é permitido a qualquer pessoa?

O acesso aos documentos deve ser promovido como regra, garantindo-se o direito de acesso à informação. Entretanto, devem ser protegidas as informações restritas, sigilosas e pessoais, observando-se a Lei de Acesso à Informação (LAI), a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e demais legislações aplicáveis.

12. Ainda estou com dúvidas, o que devo fazer?

Para sanar dúvidas, você pode enviar um e-mail para divisaodearquivo.dgi@ufvjm.edu.br ou entrar em contato pelo telefone (38) 3532-1271 - Ramal: 8059 ou (38) 3532-1200 - Ramal: 8114.