Gestão de Documentos - Página
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de arquivos físicos ou digitais, em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão documental eficiente é um dever funcional que promove a memória institucional, a eficiência administrativa e a transparência pública.
Diariamente há um grande volume de documentos gerados e gerenciados na UFVJM. A má organização de papéis e arquivos digitais podem causar atrasos em processos simples e em tomadas de decisão; risco de não localização de informações que podem causar prejuízo para a administração pública; lentidão no atendimento aos usuários; e ocupação de espaços físicos que poderiam ser usados para outras finalidades.
Para que os processos fluam melhor e as informações fiquem sempre à mão, três ações são fundamentais na gestão de documentos.
1 - Produção consciente e padronizada
O ciclo de vida de um documento começa na sua criação. Produzir com clareza, critério e padronização evita retrabalho e o acúmulo desnecessário de arquivos
Dicas
- Use os modelos oficiais disponíveis no SEI.
- Padronize nomes de arquivos digitais, como por exemplo: MÊS_ANO_NOMEDODOCUMENTO_UNIDADE.
2 - Classificação correta
Classificar significa atribuir um código de classificação adequado a cada documento, garantindo que ele seja facilmente localizado, quando necessário.
Dicas
- Siga o Plano de Classificação: organize os processos e pastas de acordo com os planos de classificação das atividades-fim e meio da nossa universidade.
- Atenção à segurança (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD): ao inserir documentos nos sistemas eletrônicos (como o SEI), classifique corretamente o nível de acesso (público, restrito ou sigiloso) para proteger dados sensíveis.
3 - Organização
Organizar significa ter o controle sobre o fluxo dos documentos e manter apenas o necessário, sabendo onde cada documento/informação está. Evite o acúmulo desnecessário de papéis ou pastas digitais. A organização eficiente é o que garante a continuidade das atividades do setor.
Dicas
- Mantenha mesas e pastas digitais limpas, evitando o acúmulo de papéis soltos e rascunhos ou versões preliminares no computador. Guarde apenas o arquivo final oficializado no sistema, liberando espaço físico e digital.
- Organize por fluxo de trabalho, dividindo os documentos entre "em andamento", "aguardando resposta" e "concluídos". Isso evita o esquecimento de prazos e facilita a localização quando precisar.
A destinação final de documentos
A destinação final é a etapa conclusiva da gestão documental. Ela define se os documentos serão eliminados ou guardados permanentemente por possuir valor histórico, probatório ou informativo
Gerenciar documentos de forma eficiente também significa saber a hora certa e a maneira correta de realizar a destinação final de processos que chegam ao fim ou de documentos que perdem a utilidade imediata
Para saber como é feita a distinção do que será eliminado e/ou guardado e fazer a destinação final dos documentos é feito uma avaliação que utiliza como instrumento orientador a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
A eliminação deve ser feita apenas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) após procedimentos legais. A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social estará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor
A destinação final correta protege a instituição, resguarda o seu trabalho e garante a transparência pública da UFVJM.
A preservação e o acesso à informação
Uma gestão documental eficiente só faz sentido se, no final do dia, a informação correta estiver disponível quando for preciso acessá-la. Documentos bem cuidados são a garantia de dois pilares fundamentais da administração pública:
- Preservação da memória institucional: os documentos de guarda permanente produzidos hoje (como resoluções, atas e registros acadêmicos) são os arquivos que contarão a história para as próximas gerações. Preservar é proteger a identidade da UFVJM.
- Acesso à informação e transparência: o acesso à informação é um direito constitucional do cidadão e um dever do Estado (instituído pela Lei de Acesso à Informação - LAI). Quando os arquivos físicos e digitais são organizados de forma padronizada, não há tempo perdido e a resposta é rápida, levando transparência às demandas da comunidade acadêmica, da sociedade e dos órgãos de controle.