Cadastro de usuários externos

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Cadastro de usuários externos

O acesso como Usuário Externo é destinado às pessoas físicas ou jurídicas que participem de atividades administrativas junto à UFVJM, assinem contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos semelhantes.

A realização do cadastro como Usuário Externo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico e demais normas aplicáveis, admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (login/senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido do sistema e das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração civil, penal e administrativa e acompanhamento do processo de seu interesse.

A unidade gestora do processo deverá solicitar e acompanhar o cadastro do usuário externo e orientar a pessoa física ou jurídica na realização dos procedimentos a seguir:

1º  A pessoa a ser cadastrada como Usuário Externo, deverá preencher o formulário Cadastro de Usuário Externo disponível neste link, informando os seus dados cadastrais e os dados de autenticação.

2º  Posteriormente, apresente na unidade gestora do processo a seguinte documentação:

a) O Termo de Responsabilidade: Usuário Externo do SEI-UFVJM, assinado conforme orientações contidas no item 3º;

b) Cópias de RG e CPF, ou de outro documento de identificação oficial com foto, no qual conste o CPF (dispensada a autenticação nos termos do art. 9º do Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017).

3º A documentação requerida, apresentada no item 2º (Termo de Responsabilidade e cópias de RG e CPF), deve ser entregue à unidade gestora do processo de uma das seguintes formas:

a) Por meio eletrônico, via e-mail, em formato PDF. O Termo de Responsabilidade deve ser assinado apenas de forma eletrônica, utilizando uma das opções abaixo:

I – Certificado Digital ICP-Brasil válido caso possua, ou;

II – Certificado Digital ICP-Edu válido caso possua, ou;

• Para a comunidade UFVJM a criação do Certificado Digital ICP-Edu poderá ser realizada seguindo instruções do link http://u.ufvjm.edu.br/k6Br2;

III – Utilizar o Portal de Assinatura Eletrônica do Governo Federal (https://assinador.iti.br), e utilizar o serviço que é gratuito. Este serviço não tem vínculo com a UFVJM, então é responsabilidade do usuário a sua utilização.

É importante que se verifique a validade da Assinatura Eletrônica que utiliza Certificado Digital pode ser realizada por meio dos sites https://assina.ufsc.br/verificador/ ou o https://assinador.iti.br/

IV - Caso seja utilizada outra assinatura eletrônica, esta deverá seguir o Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020, de forma a identificar o signatário e deverá possuir mecanismo de validação da assinatura no documento.

Importante: Conforme Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020, para todas as formas de assinatura eletrônica, deve ser possível minimamente a identificação do signatário nos dados da assinatura eletrônica presentes no documento.

Atenção:  

• É de responsabilidade do usuário externo (pessoa física ou jurídica) a solicitação do endereço de e-mail do destinatário à unidade gestora.

b) Por meio físico, Termo de Responsabilidade preenchido e assinado manualmente, documentação entregue impressa presencialmente em um dos campi da UFVJM, ou enviada pelos Correios à unidade gestora localizada em um dos campi da UFVJM, com reconhecimento de firma em cartório do Termo de Responsabilidade no caso de envio da documentação pelos correios.

Atenção:  

• É de responsabilidade do usuário externo (pessoa física ou jurídica) a solicitação do endereço do destinatário à unidade gestora, no caso de envio por Correios.
• O Termo de Responsabilidade: Usuário Externo do SEI-UFVJM recebido pelos gestores dos processos deve ser digitalizado, em PDF, nos termos estabelecidos na Portaria UFVJM nº 3.136/2018, e anexado à solicitação de liberação de acesso ao usuário externo, via sistema GLPI.

Todos os documentos resultantes do processo de digitalização que forem inseridos no SEI deverão ser submetidos à assinatura eletrônica por meio do uso do certificado digital conforme Portaria UFVJM nº 3.136/2018, e de acordo com os Decretos nº 10.278, de 18/03/2020 e nº 10.543, de 13/11/2020.

• Os documentos anexados às solicitações de liberação de acesso ao usuário externo, via sistema GLPI, fora dos formatos estabelecidos, serão devolvidos para correção.

4º  Em seguida, a chefia imediata da unidade gestora do processo deverá solicitar, via sistema GLPI, a liberação de acesso ao usuário externo de acordo com os procedimentos a seguir:

Acesse https://glpi.ufvjm.edu.br/ e faça login no sistema, preenchendo o campo "Usuário" com o login da conta institucional e o campo "Senha" com a mesma senha da conta institucional.

Atenção: Caso ainda não tenha realizado o procedimento de validação/criação da sua conta institucional, preencha o formulário disponível neste link.

Na tela inicial, clique no menu Tecnologia da Informação, em seguida no submenu Sistemas Institucionais. Por último, clique no serviço SEI - Solicitações e Suporte.

Preencha o formulário, completando inicialmente, os seus dados como solicitante: nome, matrícula Siape, e-mail institucional, telefone/ramal, unidade/setor e campus em que possui vínculo.

Na parte denominada Dados da Solicitação, comece selecionando a opção Liberação do cadastro de usuário externo no item "Tipo de solicitação".

Em seguida, informe no campo "Descrição" o nome completo e e-mail do(s) usuário(s) externos e o nome da unidade em que ele(s) deve(m) ser vinculado(s) após a finalização do cadastro. Por último, no campo "Anexar arquivo", faça download da(s) cópia(s) digitalizada(s) do(s) Termo de Responsabilidade: Usuário Externo do SEI-UFVJM devidamente preenchido(s) e assinado(s) pelo usuário externo e da(s) documentação(ões) entregue(s).

Atenção: Os termos de responsabilidade originais e a cópia dos documentos de identidade e CPF deverão ser arquivados na unidade gestora do processo.

Após o recebimento da confirmação do cadastro como usuário externo no SEI, por e-mail e/ou telefone, a pessoa física ou jurídica deverá contatar a unidade gestora do processo para acesso/assinatura dos documentos de seu interesse.

É importante ressaltar que, quando recebido, via sistema GLPI, a solicitação de liberação realizada por outro servidor, que não esteja vinculado a um cargo de chefia, será recusada.