Perguntas Frequentes
1. Como faço para ser cadastrado como um usuário no SEI-UFVJM?
Professor ou técnico administrativo da UFVJM: Solicite à chefia imediata a realização de uma requisição, via sistema GLPI, do seu cadastro junto da relação de servidores para acesso com perfil Básico no sistema, de acordo com os procedimentos descritos página Cadastros e Vínculos: Servidores.
Estagiário, bolsista, pesquisador ou funcionário terceirizados da UFVJM: Solicite à chefia imediata a realização de uma requisição, via sistema GLPI, do seu cadastro junto da relação de colaboradores para acesso com perfil Colaborador no sistema, de acordo com os procedimentos descritos página Cadastros e Vínculos: Colaboradores.
Pessoa física ou jurídica que participa de processos administrativos junto à UFVJM: Solicite à chefia imediata da unidade gestora do processo o acompanhamento no preenchimento do formulário de cadastro de usuário externo e do termo de responsabilidade e, posteriormente, que seja realizado, via sistema GLPI, a liberação do seu acesso com perfil Usuário Externo ao sistema, como demonstrado na página Cadastros e Vínculos: Usuários Externos.
Atenção: É necessário que o servidor ou colaborador da UFVJM possua vínculo ativo com a instituição e tenha validado/criado a sua conta institucional, pois o login no SEI-UFVJM requer a utilização do login e senha da conta institucional. Portanto, caso ainda não tenha feito esse procedimento, acesse as orientações neste link.
2. Como faço para acessar o SEI-UFVJM?
Professor ou técnico administrativo da UFVJM: Após liberação da permissão de acesso, entre no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), faça login preenchendo o campo "Usuário" com o login da conta institucional e o campo "Senha" com a mesma senha da conta institucional.
Estagiário, bolsista, pesquisador ou funcionário terceirizados da UFVJM: Após liberação da permissão de acesso, entre no Sistema Eletrônico de Informação (SEI) e faça login preenchendo o campo "Usuário" com o login da conta institucional e o campo "Senha" com a mesma senha da conta institucional.
Pessoa física ou jurídica que participa de processos administrativos junto à UFVJM: Após liberação da permissão de acesso ao sistema, entre no Sistema Eletrônico de Informação (SEI): Acesso Externo e faça login preenchendo os campos "Usuário" e "Senha" com os dados autenticados anteriormente.
3. Quais atividades são atribuídas ao perfil de acesso Básico dentro do SEI-UFVJM?
O perfil de acesso Básico é destinado aos usuários que executam atividades de criação, instrução e tramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos. Deve ser atribuído esse perfil aos professores e técnicos administrativos da UFVJM.
4. Quais atividades são atribuídas ao perfil de acesso Colaborador do SEI-UFVJM?
O perfil de acesso Colaborador é destinado aos usuários que realizam atividades de criação, instrução e tramitação de processos, bem como a produção documentos, porém não é permitido a estes usuários a assinatura de documentos. Deve ser atribuídos esse perfil aos estagiários, bolsistas, pesquisadores e funcionários terceirizados da UFVJM.
5. Quais atividades são atribuídas ao perfil de acesso Usuário Externo do SEI-UFVJM?
O perfil de acesso Usuário Externo é destinado às pessoas físicas ou jurídicas que participem de processos administrativos junto à UFVJM, assinem contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos semelhantes.
6. Um setor administrativo ou acadêmico pode ter um usuário e senha no SEI-UFVJM?
Não. Os acessos ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) são pessoais e intransferíveis, portanto, não é possível acessar o sistema através de um e-mail utilizado por uma unidade.
7. Como faço para trocar a unidade que estou acessando?
Alguns servidores da UFVJM têm permissão de acesso em mais de uma unidade, como por exemplo, quando ocupam o cargo de chefia. Para trocar a unidade de acesso, o usuário deverá clicar na caixa de seleção localizada no canto superior direito da tela e selecionar a unidade desejada dentre as unidades de acesso permitido apresentadas na tela.
8. Não tem o tipo de processo que eu quero no SEI-UFVJM, o que devo fazer?
Ao iniciar um processo, se a opção desejada não estiver na lista apresentada ao clicar em “Escolha o Tipo do Processo”, significa que este processo não tramita de forma eletrônica ainda. Portanto, é necessário fazer a inclusão do novo tipo de processo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), de acordo com os passos demonstrados na página Cadastros e vínculos.
9. A assinatura eletrônica é legal?
Sim. O Decreto nº 8.539 de 08 de outubro de 2015 regulamenta o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
10. Qual a diferença entre o SEI-UFVJM e outros sistemas da universidade?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema que automatiza somente a tramitação dos processos que antes era realizada utilizando papel e os outros sistemas da universidade automatizam as etapas do processo (cálculos, validações, fluxo/trâmite automatizado, etc).
11. Os sistemas já utilizados na UFVJM serão substituídos pelo SEI-UFVJM?
Não. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) substituirá somente o módulo Protocolo do e-Campus, pois ambos tratam igualmente apenas a tramitação de documentos. Os sistemas já utilizados por cada unidade dentro instituição deverão continuar em utilização e, quando for necessário tramitar documentos produzidos por esses sistemas, esses documentos deverão ser transformados em arquivos com formato PDF para que possam compor os processos no SEI-UFVJM. Assim, a partir desse momento, poderão continuar seu trâmite normal em meio eletrônico.
12. Recebi um documento sem assinatura, o que devo fazer?
Devolva imediatamente o processo para a unidade de origem e solicite-a por e-mail a assinatura do documento.
Atenção: É importante lembrar que, os documentos sem assinatura não podem ser visualizados por usuários de outras unidades.
13. Fiz um documento e o chefe da minha unidade tem que assinar, o que devo fazer?
Quando necessário a assinatura de outra pessoa da mesma unidade no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) deverá ser enviado um e-mail à chefia imediata solicitando que o documento seja assinado ou associar o processo à pessoa temporariamente. Também é recomendado utilizar outras formas de contato que melhor convier, como por exemplo, o telefone.
14. Fiz um documento e o diretor da unidade tem que assinar, o que devo fazer?
A assinatura nesta situação é realizada através da função Bloco de Assinaturas. Quando for necessário criar um Bloco de Assinaturas*, realize os passos abaixo:
1º Clique no menu principal, selecione Bloco de Assinaturas e clique no botão novo
2º Em seguida, coloque uma descrição referindo-se a função de quem deverá assinar
3º Por fim, selecione as unidades de disponibilização (Exemplo: Se o responsável pela assinatura for o diretor da Faculdade de Ciências Exatas, selecione Faculdade de Ciências Exatas).
Atenção: Não é possível criar Bloco de Assinaturas para assinatura na mesma unidade geradora do processo.
15. Para que um documento seja assinado na minha unidade e em outra unidade é preciso colocar em um Bloco de Assinatura?
Sim. Uma unidade tem a opção de assinar ou não o documento e, caso ele não seja assinado por esta unidade, ele será considerado como uma minuta. E, para que outra unidade possa assinar o mesmo documento, é necessário colocá-lo em um Bloco de Assinaturas e disponibilizá-lo. É recomendado que a outra unidade seja comunicada por e-mail ou outra forma de contato que melhor convier, como por exemplo, o telefone, da existência de documentos pendentes a serem assinados.
16. Esqueci minha senha, como faço para recuperá-la?
Não é possível recuperar a senha de acesso utilizando diretamente o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Portanto, acesse o Portal de Sistemas Integrados da UFVJM e clique no botão Recuperar senha, localizado no canto superior direito da tela. Em seguida, digite o prefixo do e-mail institucional e clique no botão enviar.
Atenção: Os dados de recuperação serão enviados para o e-mail alternativo vinculado ao e-mail da conta institucional.
17. Como faço para alterar a senha de acesso?
Não é possível alterar a senha de acesso utilizando diretamente o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Portanto, acesse o Portal de Sistemas Integrados da UFVJM e clique no botão Alterar senha, localizado no canto superior direito da tela. Em seguida, preencha o formulário "Alteração de senha da conta institucional" informando o seu e-mail institucional, a antiga e nova senha e clique no botão enviar.
18. Como faço para gerar PDF do processo no SEI-UFVJM?
Clique no número do processo e no menu principal, que é exibido no centro da tela, e clique no ícone PDF. Posteriormente, selecione todos os documentos que deseja que sejam incluídos no PDF e clique no botão GERAR. Lembre-se que, para processos com grande quantidade de documentos, esse processo pode levar muito tempo para ser concluído.
Atenção: O SEI irá bloquear automaticamente tipos de documentos que não são compatíveis com a geração do PDF.
19. Como faço para fazer download de todos os documentos do processo no SEI-UFVJM?
Você pode fazer o download de todos os documentos de um processo, na ordem que que está na árvore do processo. Para isso, clique no número do processo e no menu principal, que é exibido no centro da tela, e clique no ícone ZIP. Posteriormente, selecione todos os documentos que deseja que sejam incluídos na pasta compactada e clique no botão GERAR
Ainda possui alguma dúvida?
Servidor ou colaborador da UFVJM: Faça login no sistema GLPI preenchendo o campo "Usuário" com o prefixo do e-mail institucional e o campo "Senha" com a mesma senha utilizada para acessar o e-mail institucional, clique no menu Tecnologia da Informação, em seguida no submenu Sistemas Institucionais e, por último, clique em DTI - Sistemas - Suporte e preencha o formulário on-line.
Usuário externo: Entre em contato com a comissão de implantação do SEI-UFVJM enviando um e-mail para projetosei@ufvjm.edu.br.