Perguntas frequentes

Principais perguntas frequentes do Plano Anual de Contratações (PAC) - 2021

Principais perguntas frequentes relacionadas ao Plano Anual de Contratações (PAC) - 2021:

1 - O que é o Plano Anual de Contratações?

O Plano Anual de Contratações (PAC) é um documento que consolida todas as contratações que o órgão ou entidade pretende realizar ou prorrogar, no exercício subsequente.

2 - Qual o objetivo da elaboração do Plano Anual de Contratações?

O Plano Anual de Contratações visa consolidar as contratações a serem realizadas ou prorrogadas no exercício subsequente, auxiliando a administração na tomada de decisão.

3 - A elaboração do Plano Anual de Contratações é obrigatória?

Sim, é obrigatória a elaboração do Plano Anual de Contratações pelos órgãos integrantes da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

4 - Deverá ser elaborado apenas um Plano Anual de Contratações por órgão/entidade?

O Plano Anual de Contratações deve ser elaborado por cada Unidade Administrativa de Serviços Gerais (UASG) que realiza aquisições de materiais ou contratações de serviços. Logo, o órgão ou a entidade que tiver mais de uma UASG terá mais de um Plano Anual. No caso da UFVJM, existe atualmente apenas uma UASG (153036), por isso é elaborado um único plano contemplando todos os campi da universidade.

5 - Quais são os prazos para elaboração do Plano Anual de Contratações?

A Instrução Normativa 01/2019 do Ministério da Economia (ME) estabelece o dia 30 de abril como prazo final para elaboração do Plano. Porém, no âmbito da UFVJM, são estabelecidos prazos internos divulgados previamente aos agentes envolvidos.

6 - O que deve integrar o Plano Anual de Contratações?

Todas as contratações de bens e serviços, inclusive obras, serviços de engenharia e contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação, que se pretende realizar ou prorrogar no exercício subsequente devem ser inseridas no Plano Anual de Contratações.

7 - Existe algum parâmetro referencial para que seja realizado o planejamento das compras e contratações que se pretende realizar no ano subsequente?

Sim, o levantamento das pretensões de compras e contratações deve ser norteado por uma projeção orçamentária estabelecida pela PROPLAN e previamente informada às unidades demandantes.

8 - E quais são as despesas (aquisições ou contratações) que não devem ser registradas pelas unidades demandantes no Plano Anual de Contratações?

As unidades demandantes não devem incluir em seu levantamento de demanda as despesas com diárias, passagens, combustível, serviços prestados pela Gráfica da UFVJM e contratação de obras, pois essa demanda é registrada de maneira consolidada pela PROAD.

As alienações realizadas por meio de leilões de desfazimento não devem constar no PAC. E os gastos com capacitação de servidores realizados por meio de treinamentos pagos com Gratificação de Encargo de Curso ou Concurso (GECC) também não devem constar no Plano Anual de Contratações.

9 - Aquisições e contratações por Dispensa e Inexigibilidade de licitação devem constar no PAC?

Sim. Aquisições e contratações devem constar no PAC independentemente da forma como ocorrerá a contratação, seja por licitação, seja por dispensa ou por inexigibilidade.

10 - No âmbito da UFVJM, quais são os agentes envolvidos na elaboração do Plano Anual de Contratações e seus respectivos papéis?

Participam ativamente da elaboração do Plano Anual de Contratações:

PROPLAN: responsável pelas informações sobre previsão orçamentária, unidades a serem dotadas e os respectivos valores.

Setor requisitante: unidade responsável por identificar necessidades e requerer ao setor de licitações o registro no PAC das contratações de bens, serviços, obras e soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação que pretende realizar no ano subsequente.

Setor de licitações: unidade responsável pelo planejamento, coordenação e acompanhamento das ações destinadas à realização das contratações no âmbito do órgão ou entidade. O setor de licitações deverá analisar as demandas encaminhadas pelos requisitantes promovendo diligências necessárias para agregar, sempre que possível, as demandas referentes a objetos de mesma natureza; adequar e consolidar o PAC; e construir um calendário de licitação.

Diretoria de Patrimônio e Materiais: unidade responsável por analisar e agregar, sempre que possível, as demandas referentes a objetos de mesma natureza relacionados às demandas dos itens de estoque encaminhadas pelos setores requisitantes.

Autoridade máxima: responsável pela análise dos itens a serem contratados ou adquiridos. É quem realiza a aprovação, reprovação ou devolução das demandas para redimensionamento e envia o Plano Anual de Contratações ao Ministério da Economia.

11 - Como se dá o processo de elaboração do Plano Anual de Contratações?

Primeiramente, os setores requisitantes realizam, no âmbito de sua unidade, o levantamento das necessidades de compras e contratações para o exercício subsequente, providenciando todas as informações descritas no art. 5° da IN n° 1, de 2019. Tal levantamento deve ser apresentado ao setor de licitações, que estabelece modo e prazo.

Posteriormente, o setor de licitações analisa as demandas encaminhadas pelos setores requisitantes e, se estiverem de acordo, providencia seu registro no sistema PGC e encaminha para aprovação da autoridade máxima do órgão ou entidade ao qual se vincule ou a quem ela delegar a atribuição.

Paralelamente, a Diretoria de Patrimônio e Materiais analisa as demandas apresentadas de itens de estoque do almoxarifado, agrega as demandas de acordo com seu planejamento de compras e providencia seu registro no sistema PGC.

A autoridade máxima pode aprovar ou não a contratação e, em seguida, encaminhá-la ao Ministério da Economia, por meio do sistema PGC. Se necessário, a autoridade máxima pode ainda devolver os itens do Plano ao setor de licitações, para realizar adequações, observada a data limite de aprovação e o envio ao Ministério da Economia, dia 30 de abril.

12 - Como é feita a comunicação entre os setores requisitantes (unidades administrativas e acadêmicas) com a equipe responsável pela elaboração do Plano Anual de Contratações?

A comunicação deve ser realizada via SEI e, excepcionalmente, via e-mail. Ao início da elaboração de cada PAC é criado pelo Setor de Licitações um processo no SEI para cada Setor Requisitante (unidade passível de orçamentação) da UFVJM, sendo o processo remetido ao gestor da respectiva unidade. Todas as orientações constam nesses processos e recomenda-se que toda a tramitação, solicitação de alterações e informações ocorram por meio deles.

13 - Para incluir um item no Plano Anual de Contratações (PAC), quais informações devem ser registradas?

Ao incluir no PAC um item que se pretende contratar ou renovar, obrigatoriamente, deve-se informar:

- tipo de item e respectivo código, de acordo com os Sistemas de Catalogação de Material ou de Serviços;
- unidade de fornecimento do item;
- quantidade a ser adquirida ou contratada;
- descrição sucinta do objeto;
- justificativa para a aquisição ou contratação;
- estimativa preliminar do valor;
- grau de prioridade da compra ou contratação;
- data desejada para a compra ou contratação; e
- se há vinculação ou dependência com a contratação de outro item para sua execução, visando a determinar a sequência em que os respectivos procedimentos licitatórios serão realizados.

Outros campos disponíveis no sistema são de preenchimento opcional, a critério do usuário, a fim de contribuir para a gestão das contratações.

14 - Como as unidades devem fazer o registro dos seus itens no PAC?

O cadastro dos itens no PAC é feito pela equipe de elaboração do PAC. As unidades devem fornecer a lista dos itens que pretendem adquirir/contratar no ano subsequente, por meio do preenchimento das planilhas-modelo fornecidas pela DLI e conforme as orientações que constam no processo SEI de elaboração do PAC de cada unidade, bem como as capacitações realizadas anualmente, antes do início da elaboração do PAC.

15 - O que são itens de estoque?

São aqueles assim definidos pela Diretoria de Patrimônio e Materiais da UFVJM. Sua listagem está disponível no portal da Universidade pelo link: http://www.ufvjm.edu.br/licitacoes/home/cat_view/1291-/1925-.html

16 - Os Itens requisitados ao almoxarifado devem constar no PAC da unidade?

Sim. As unidades devem incluir no levantamento de suas necessidades também os itens de estoque, conforme as orientações fornecidas durante a elaboração do PAC.

17 - O fato do item ter sido incluído no PAC do ano seguinte garante, por si só, a sua contratação no ano de sua execução?

Não. A simples inclusão de determinado item no PAC não pressupõe nem garante sua aquisição. No ano de sua execução, o setor demandante deve observar os procedimentos específicos para aquisição de acordo com o tipo de contratação a ser realizada.

Exemplo: Aquisição de material de consumo por meio do Cronograma de Compras Anual da UFVJM: a unidade demandante deve se atentar às orientações e prazos divulgados no cronograma pela PROAD e realizar a requisição via e-Campus conforme os procedimentos divulgados pela Divisão de Compras.

18 - Durante o ano de sua elaboração, o Plano Anual de Contratações pode ser modificado?

Sim. O Plano, no ano de sua elaboração, pode ser alterado durante os períodos previamente estipulados nos art. 9º da IN nº 1, de 2019, que trata dos períodos de revisão e redimensionamento que ocorrem de 1° a 30 de setembro; de 16 a 30 de novembro; e durante a quinzena posterior à aprovação da Lei Orçamentária Anual.

19 - É possível realizar alterações no Plano Anual de Contratações no ano de sua execução?

Sim, é possível redimensionar itens, cancelar ou incluir novos, todavia qualquer tipo de alteração deve ser justificada e aprovada pela autoridade competente. A inclusão de novos itens destina-se aos casos em que não foi possível prever, total ou parcialmente, a necessidade da contratação no ano de elaboração do Plano Anual de Contratações.

20 - É obrigatória a publicação do Plano Anual de Contratações no sitio eletrônico do órgão/entidade?

De acordo como o §2º do art. 9º e o §3° do art. 11, da IN n° 1, de 2019, o relatório do Plano Anual de Contratações bem como suas versões atualizadas devem ser divulgados no sítio eletrônico do órgão/entidade ao qual a UASG se vincular. Para isso, o órgão/entidade pode indicar, no seu sítio eletrônico, o link de acesso ao seu Plano no Painel de compras (http://paineldecompras.economia.gov.br/), no qual são disponibilizados os Planos Anuais de Contratações de todos os órgãos integrantes do Sistema de Serviços Gerais - Sisg.

Essa medida visa maior transparência sobre o planejamento das compras do Governo Federal, além de simplificar a produção e a atualização dos relatórios dos PACs de cada órgão/entidade.

A UFVJM realiza a divulgação dos Planos Anuais de Contratações pelo endereço: http://ufvjm.edu.br/licitacoes/home/cat_view/1291-.html

21 - Quando da efetiva execução, o Plano Anual de Contratações deve ser observado?

Sim. De acordo com o art. 12 da IN nº 1, de 2019, o setor de licitações deve observar se as demandas a ele encaminhadas constam da listagem do Plano vigente, visando sua revisão, para seja inserida a contratação, evitando o descompasso entre o planejado e o executado. Ou seja, somente poderão ser adquiridos ou contratados bens e serviços que forem previamente registrados no PAC.

Almeja-se, assim, que, ao longo do tempo, as unidades compradoras tenham uma melhora na rotina organizacional e um resultado mais eficiente nos processos de compras e na alocação de recursos (financeiros e humanos). Regras de governança internas a cada órgão/entidade poderão prever o tratamento a ser dado quando do envio ao setor de licitações de demanda não prevista no Plano, no ano de sua execução. Nesse contexto, o intuito é que o não planejado seja, de fato, exceção, e não, a regra.

22 - As contratações que contenham informações sigilosas devem constar do Plano Anual de Contratações?

São dispensadas de registro no sistema PGC as contratações cujas informações foram classificadas como sigilosas nos termos Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, ou abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo (art. 14 da IN nº 1, de 2019). Todavia, no caso de classificação parcial de informações, as partes não classificadas como sigilosas deverão ser analisadas para fins de cadastro no Sistema PGC, no que couber.

23 - As contratações realizadas de forma centralizada ou conjunta devem fazer parte do Plano de Contratações de cada órgão/entidade ou daquele responsável por realizar o procedimento licitatório?

Cada órgão/entidade que identificar a necessidade de uma determinada contratação deve registrá-la em seu próprio Plano Anual de Contratações. A partir do levantamento das necessidades de cada órgão e entidade integrante da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, consolidado em cada Plano Anual, é que poderão ser visualizadas e fomentadas as contratações centralizadas ou conjuntas. Assim, cada órgão/entidade deve realizar o planejamento das contratações a serem executadas no âmbito de sua organização, ainda que, futuramente, o processo licitatório seja realizado de forma centralizada ou conjunta.

24 - As contratações de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) seguem as diretrizes da IN n° 1, de 2019, para fins de preenchimento do Plano Anual de Contratações?

Sim, a elaboração do Plano Anual de Contratações no que tange às Contratações de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação seguem as diretrizes da Instrução Normativa SEGES/ME nº 1, de 2019, complementada pelas orientações específicas dispostas na Instrução Normativa SGD/ME nº 1, de 2019, na forma abaixo:
"Do Plano Anual de Contratações Art. 7º As contratações de soluções de TIC deverão constar no Plano Anual de Contratações, nos termos da Instrução Normativa SEGES/ME nº 1, de 10 de janeiro de 2019. § 1º Os setores requisitantes deverão encaminhar à Área de TIC as contratações de soluções de TIC que pretendem realizar ou prorrogar no exercício subsequente, até 15 (quinze) dias antes da data prevista no art. 7º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 1, de 2019. § 2º Até a data prevista no art. 7º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 1, de 2019, a Área de TIC deverá verificar a consonância dos itens de TIC com o PDTIC, podendo excluir, incluir, ajustar, agregar e consolidar os itens, e encaminhar ao setor de licitações para continuidade do procedimento de elaboração do Plano."

25 - Os contratos continuados, cuja vigência não precisará ser prorrogada/renovada no ano seguinte, precisam ser cadastrados no PGC?

Não. Segundo os Arts. 2º e 7º da IN 1/2019, deverão ser incluídas no PGC apenas as contratações que se pretende realizar ou prorrogar no ano seguinte. Vejamos:

"Art. 2° Cada Unidade de Administração de Serviços Gerais - UASG deverá elaborar anualmente o respectivo PAC, contendo todos os itens que pretende contratar no exercício subsequente."
(...)
Art. 7º Até o dia 1° de abril do ano de elaboração do PAC, os setores requisitantes deverão incluir, no sistema PGC, acompanhadas das informações constantes no art. 5º, as contratações que pretendem realizar ou prorrogar, na forma do art. 57 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, no exercício subsequente e encaminhar ao setor de licitações.”

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